Gwefan llywodraeth y DU

Beth yw datganiad ysgrifenedig o fanylion cyflogaeth?

Os ydych chi wedi bod yn gweithio i'ch cyflogwr am fwy na mis, mae gennych chi hawl i gael ‘datganiad ysgrifenedig o fanylion eich cyflogaeth’. Mae dyletswydd ar eich cyflogwyr i roi hwn i chi cyn pen dau fis ar ôl i chi ddechrau gweithio. Bydd hyn yn dal yn berthnasol hyd yn oed os mai dim ond am ddau fis y byddwch chi yn y swydd.

Bydd y datganiad yn nodi ar bapur rhai o brif delerau eich cyflogaeth, sef yr hyn a elwir yn ‘brif ddatganiad’. Ni fydd hwn o reidrwydd yn cynnwys holl delerau eich cyflogaeth. Efallai y bydd dim ond yn cynnwys y rheini mae dyletswydd ar eich cyflogwr i’w cynnwys.

• Deall eich statws cyflogaeth

Prif ddatganiad

Rhaid i’ch cyflogwr roi rhai o fanylion eich cyflogaeth mewn un ddogfen. Y ‘prif ddatganiad’ yw’r enw ar y ddogfen hon, a rhaid iddi gynnwys y canlynol:

• eich enw ac enw eich cyflogwr
• teitl eich swydd a disgrifiad cryno o’r swydd
• dyddiad dechrau'r swydd
• cyfradd eich cyflog a phryd y cewch chi eich talu
• eich oriau gwaith
• eich hawl i wyliau
• ble byddwch chi’n gweithio (os byddwch chi’n gweithio mewn mwy nag un lle, dylid nodi hyn ynghyd â chyfeiriad eich cyflogwr)
• trefniadau tâl salwch
• cyfnodau rhybudd
• gwybodaeth am drefniadau disgyblu a chwyno
• unrhyw gytundebau ar y cyd sy'n effeithio ar delerau neu amodau eich cyflogaeth
• pensiynau a chynlluniau pensiwn
• os nad ydych chi'n gyflogwr parhaol, pa mor hir y mae disgwyl i'ch cyflogaeth barhau, neu os ydych chi'n weithiwr cyfnod penodol, y dyddiad y daw eich cyflogaeth i ben

Mae’n bosibl mai’r llythyr yn cynnig y swydd i chi neu’ch contract cyflogaeth fydd eich prif ddatganiad neu’ch datganiad ysgrifenedig llawn. Does dim angen i’ch cyflogwr roi datganiad ysgrifenedig ar wahân i chi os yw unrhyw un o’r ddwy ddogfen hyn yn cynnwys yr holl wybodaeth angenrheidiol.

Gall eich cyflogwr roi llungopïau i chi o’ch llawlyfr staff neu ddogfennau eraill sy'n cynnwys manylion eich cyflogaeth. Os bydd yn gwneud hyn, dylech ddal gael datganiad ysgrifenedig sy’n dweud pa fanylion mae'r llungopïau’n eu cynnwys.

Os na fydd eich cyflogwr yn cynnig un o’r telerau y mae’n rhaid eu cynnwys yn y datganiad ysgrifenedig (megis cynllun pensiwn), rhaid iddo nodi yn eich datganiad ysgrifenedig nad yw’n cael ei gynnig. Chaiff eich cyflogwr ddim peidio â sôn am hynny.

Rhaid i’r datganiad ysgrifenedig fod yn glir ac yn gywir. Allwch chi ddim cael eich diswyddo am ofyn am ddatganiad ysgrifenedig.

Gwybodaeth sydd wedi’i chynnwys mewn dogfennau eraill yn y gweithle

Rhaid cynnwys y rhan fwyaf o’r manylion cyflogaeth angenrheidiol yn y datganiad ysgrifenedig ei hun. Fodd bynnag, mae yna nifer o eithriadau:

• hawl i gael absenoldeb salwch, gan gynnwys unrhyw hawl i dâl salwch
• pensiynau a chynlluniau pensiwn
• rheolau disgyblaeth a gweithdrefnau disgyblu neu ddiswyddo
• camau pellach (megis gweithdrefnau apelio) dan y gweithdrefnau disgyblu, diswyddo neu gwyno

I gael y manylion hyn, gallai eich cyflogwr eich cyfeirio chi at ddogfen arall y bydd gennych chi gyfle rhesymol i'w darllen, er enghraifft llawlyfr staff sydd ar gael yn ystafell y staff neu ar fewnrwyd y cwmni.

Does dim angen i'ch cyflogwr gynnwys eich cyfnod rhybudd yn y datganiad ysgrifenedig. Yn hytrach, gallai eich cyfeirio chi at y ddeddfwriaeth berthnasol neu at gytundeb ar y cyd. Cytundebau y mae cyflogwyr ac undebau llafur neu gymdeithasau staff yn cytuno arnynt yw'r rhain. Dylai eich contract cyflogaeth nodi’n glir pa gytundebau sy'n berthnasol i chi a phwy gaiff negodi ar eich rhan chi. Gall y cytundebau hyn fod yn berthnasol i chi, hyd yn oed os nad ydych chi'n aelod o'r undeb llafur neu'r gymdeithas staff.

Gweithdrefnau disgyblu a chwyno

Rhaid i’r datganiad ysgrifenedig o fanylion eich cyflogaeth hefyd gynnwys unrhyw reolau disgyblu ac unrhyw weithdrefnau disgyblu neu ddiswyddo sydd gan eich cyflogwr. Dylai hefyd gynnwys â phwy y dylech chi gysylltu (naill ai yn ôl enw neu ddisgrifiad, er enghraifft teitl swydd) os:

• dydych chi ddim yn hapus â phenderfyniad disgyblu neu ddiswyddo
• oes gennych chi gŵyn neu broblem yn y gwaith

• Problemau yn y gwaith

Gweithio dramor

Os ydych chi fel arfer yn gweithio yn y DU ond yn gorfod gweithio dramor i’r un cyflogwr am gyfnod o fis neu fwy, rhaid i'ch datganiad hefyd gynnwys:

• pa mor hir y byddwch chi dramor
• arian pa wlad a ddefnyddir i'ch talu
• unrhyw gyflog neu fuddion ychwanegol
• telerau yng nghyswllt eich taith yn ôl i’r DU

Dylech chi gael eich datganiad ysgrifenedig cyn i chi gael eich anfon dramor.

• Gweithio mewn aelod-wladwriaeth arall yn yr Undeb Ewropeaidd

Sut mae datganiad ysgrifenedig yn edrych?

Mae offeryn rhyngweithiol ar gael gan businesslink i helpu'ch cyflogwyr i greu datganiad ysgrifenedig. Gallai hwn roi syniad i chi sut bydd eich datganiad ysgrifenedig yn edrych.

• Help gyda chreu datganiad ysgrifenedig Opens new window

Beth i'w wneud os oes gennych chi broblem

Os oes gennych chi broblem, dylech chi geisio’i datrys gyda'ch cyflogwr yn gyntaf. Gallech chi gysylltu ag Acas (y Gwasanaethau Cynghori, Cymodi a Chyflafareddu) i gael cymorth, neu fynd i'r adran cysylltiadau cyflogaeth defnyddiol i weld manylion cyswllt eraill.

Os oes gennych chi gynrychiolydd yn y gwaith, megis swyddog undeb llafur, mae'n bosibl y gall eich helpu. Os does dim modd i chi ddatrys y broblem gyda'ch cyflogwr, efallai y bydd modd i chi wneud hawliad i Dribiwnlys Cyflogaeth.

• Sut mae datrys problem yn y gwaith

• Manylion cyswllt y Gwasanaeth Cynghori, Cymodi a Chyflafareddu (Acas) Opens new window

• Contractau cyflogaeth

• Ymuno ag undeb llafur