Gwefan llywodraeth y DU

Pam fod angen i chi gadw cofnodion

Os oes rhaid i chi anfon ffurflen dreth at Gyllid a Thollau EM, dylech gadw’r holl gofnodion a’r dogfennau y bydd eu hangen arnoch i gofnodi’r ffigurau cywir. Os bydd angen i Gyllid a Thollau EM ymchwilio i’ch ffurflen dreth, mae’n bosib y byddant yn gofyn am gael gweld y cofnodion a ddefnyddiwyd i lenwi’r ffurflen.

Os na fyddwch yn cadw cofnodion digonol neu os na fyddwch chi'n cadw'ch cofnodion am gyfnod digon hir, efallai y bydd yn rhaid i chi dalu dirwy.

Mathau o gofnodion efallai y bydd angen i chi eu cadw

Mae’r canllaw hwn yn ymdrin â chofnodion cyffredin efallai y bydd angen i gyflogeion, cyfarwyddwyr neu unigolion sydd ddim yn gweithio, gan gynnwys pensiynwyr, eu cadw. Os ydych chi'n hunangyflogedig, yn fusnes neu’n ymddiriedolwr, neu os ydych yn delio â materion treth rhywun sydd wedi marw, gweler hefyd yr adran ddiweddarach ‘Cadw cofnodion at ddibenion treth – amgylchiadau eraill’.

Incwm o gyflogaeth

Dylech gadw dogfennau sy'n cynnwys manylion eich cyflog a'r dreth a ddarperir gan eich cyflogwr, gan gynnwys y canlynol:

• eich P45 – os byddwch chi'n gadael eich swydd, mae rhan 1A y ffurflen hon yn dangos eich cyflog a’ch treth hyd at y dyddiad y gwnaethoch adael eich swydd
• eich P60 – os ydych chi mewn swydd ar 5 Ebrill, mae’r ffurflen hon yn dangos manylion eich cyflog a’ch treth ar gyfer y flwyddyn dreth
• ffurflen P11D – mae’r ffurflen hon yn dangos manylion eich treuliau a'ch buddion, megis car cwmni neu yswiriant iechyd
• tystysgrifau ar gyfer unrhyw Gynlluniau Gwobrwyo Trethadwy
• gwybodaeth am unrhyw daliadau terfynu neu ddileu swydd

Dylech hefyd gadw tystiolaeth am unrhyw incwm neu fuddion eraill a gewch yn sgil eich cyflogaeth nad ydynt wedi'u cynnwys yn y rhestr uchod, er enghraifft:

• unrhyw arian parod neu arian rhodd a gewch (ond nid os yw'ch cyflogwr yn eu talu i chi drwy system ‘tronc’, gan y bydd eisoes wedi didynnu treth)
• buddion ymarferol, er enghraifft talebau bwyd a gewch gan unrhyw un heblaw eich cyflogwr mewn cysylltiad â'ch gwaith
• unrhyw gyfandaliadau nad ydynt wedi’u cynnwys ar eich ffurflenni P60 na P45, er enghraifft, tâl cymhelliant neu daliadau croeso

Cofnodion treuliau

Pan rydych yn gyflogedig, efallai y bydd yn rhaid i chi dalu treuliau eich hun er mwyn gwneud eich gwaith. Efallai y gallwch hawlio’r holl dreuliau hyn neu rai ohonynt er mwyn lleihau'r dreth y bydd yn rhaid i chi ei thalu. Bydd angen i chi gadw cofnodion fel y gallwch gynnwys y treuliau yn eich ffurflen dreth Hunanasesu.

• Mwy am ad-daliadau treth ar gyfer treuliau busnes

Cofnodion budd-daliadau

Dylech gadw unrhyw ddogfennau sy'n gysylltiedig â'r canlynol:

• budd-daliadau nawdd cymdeithasol
• Tâl Salwch Statudol
• Tâl Mamolaeth, Tadolaeth neu Fabwysiadu Statudol
• Lwfans Ceisio Gwaith

Cofnodion pensiwn

Dylech gadw'r canlynol:

• eich ffurflen P160 (rhan 1A), a gawsoch ar ôl ymddeol a dechrau hawlio pensiwn gan eich cyn gyflogwr
• eich ffurflen P60 sy’n cynnwys manylion eich pensiwn a'r dreth a ddidynnwyd
• unrhyw fanylion eraill am bensiwn (gan gynnwys Pensiwn y Wladwriaeth) a'r dreth a ddidynnwyd

Llog, difidendau neu incwm arall o gynilion, buddsoddiadau neu ymddiriedolaethau yn y DU

Dylech gadw’r canlynol:

• pob cyfriflen neu lyfr cyfrif banc a chymdeithas adeiladu
• pob datganiad llog ac unrhyw incwm arall a gafwyd o'ch cynilion a'ch buddsoddiadau
• tystysgrifau didynnu treth a ddarperir gan eich banc
• yr holl dalebau difidend a gafwyd gan gwmnïau yn y DU
• talebau arall megis talebau difidend sgrip
• taleb treth ar fuddsoddiadau buddsoddi drwy unedau
• tystysgrifau digwyddiad trethadwy yswiriant bywyd
• manylion unrhyw incwm a gewch o ymddiriedolaeth

Dylech gadw'r canlynol hefyd:

• manylion symiau sylweddol rydych wedi'u cael, er enghraifft, etifeddiaeth neu arian annisgwyl arall
• gohebiaeth a dogfennau eraill sy'n gysylltiedig â'ch buddsoddiadau a'ch cynilion

Incwm o eiddo

Os ydych chi’n cael incwm drwy osod eiddo, bydd angen i chi gadw cofnod o'r rhent a gafwyd a'r costau a dalwyd gennych.

• Cofnodion y dylai landlordiaid eu cadw

Incwm neu enillion tramor

Bydd angen i chi gadw unrhyw dalebau difidend, tystysgrifau treth a chofnodion ariannol personol, gan gynnwys:

• tystiolaeth o incwm a enillwyd dramor, er enghraifft drwy gyflogaeth, hunangyflogaeth neu osod eiddo
• derbynebau unrhyw dreuliau rydych am eu hawlio
• tystysgrifau difidend gan gwmnïau tramor
• tystysgrifau neu dystiolaeth arall o’r dreth a dalwyd – naill yn y DU neu dramor

Incwm o gynlluniau cyfranddaliadau cyflogeion neu fuddion sy'n gysylltiedig â chyfranddaliadau

Dylech gadw gwybodaeth am unrhyw opsiynau cyfranddaliadau a ddyfarnwyd neu drefniadau cyfrannu at gynlluniau cyfranddaliadau, gan gynnwys:

• copïau o dystysgrifau cyfranddaliadau a nodiadau ymarfer
• gohebiaeth yn sôn am unrhyw newidiadau yn eich opsiynau
• gwybodaeth am faint y gwnaethoch ei dalu ar gyfer eich cyfranddaliadau a'r dyddiadau perthnasol
• manylion unrhyw fuddion a gawsoch fel cyfranddaliwr sy’n gyflogai

Cofnodion Treth Enillion Cyfalaf

Mae’r cofnodion y dylech eu cadw'n dibynnu ar eich amgylchiadau – ond mae'n syniad da cadw unrhyw gofnodion sy'n gysylltiedig ag ased rydych yn berchen arno rhag ofn i chi wneud elw neu golled wrth werthu’r ased, ei drosglwyddo neu ei gyfnewid.

Dylech bob amser gadw unrhyw wybodaeth rydych wedi'i defnyddio i wneud y canlynol:

• cyfrifo’ch colled neu’ch elw cyfalaf
• llenwi’ch ffurflen dreth
• cyflwyno hawliadau – megis hawliad am golledion

• Cadw cofnodion a Threth Enillion Cyfalaf – cael gwybod mwy Opens new window

Am faint y mae'n rhaid i chi gadw’ch cofnodion?

Mae’n rhaid i chi gadw'ch cofnodion am gyfnod penodol, fel y disgrifir isod, rhag ofn i Gyllid a Thollau EM benderfynu ymchwilio i’ch ffurflen dreth. Sylwer fod gan Gyllid a Thollau EM fwy o amser i ymchwilio i’ch ffurflen dreth os byddwch yn cyflwyno'ch ffurflen dreth ar ôl y dyddiad cau, sef 31 Ionawr.

Os byddwch yn dychwelyd eich ffurflen dreth ar 31 Ionawr neu cyn hynny

Os byddwch yn dychwelyd eich ffurflen dreth ar y dyddiad cau arferol o 31 Ionawr neu cyn hynny, rhaid i chi gadw'ch cofnodion am flwyddyn arall ar ôl y dyddiad cau hwn. Mae hyn yn berthnasol i ffurflenni treth papur a ffurflenni treth ar-lein.

Er enghraifft, ar gyfer ffurflen dreth 2011-12 a gafodd ei ffeilio ar 31 Ionawr 2013 neu cyn hynny, bydd yn rhaid i chi gadw'ch cofnodion tan 31 Ionawr 2014.

Fodd bynnag, efallai y bydd arnoch angen eu cadw am gyfnod hirach os oes ymchwiliad eisoes ar y gweill. Yn yr achos hwn, bydd angen i chi gadw'ch cofnodion nes bydd Cyllid a Thollau EM yn ysgrifennu atoch i ddweud wrthych eu bod wedi cwblhau'r ymchwiliad.

Os byddwch yn dychwelyd eich ffurflen dreth ar ôl 31 Ionawr

Os byddwch yn dychwelyd eich ffurflen dreth ar ôl y dyddiad cau arferol o 31 Ionawr, naill ai oherwydd iddi gael ei chyhoeddi'n hwyr neu oherwydd eich bod chi wedi’i dychwelyd yn hwyr, rhaid i chi gadw'ch cofnodion am 15 mis ar ôl y dyddiad anfon. Mae hyn yn berthnasol i ffurflenni treth papur a ffurflenni treth ar-lein.

Er enghraifft, ar gyfer ffurflen dreth 2011-12 a gafodd ei ffeilio ar 28 Chwefror 2013, dylech gadw'ch cofnodion tan 31 Mai 2014.

Fodd bynnag, efallai y bydd arnoch angen eu cadw am gyfnod hirach os oes ymchwiliad eisoes ar y gweill. Yn yr achos hwn, bydd angen i chi gadw'ch cofnodion nes bydd Cyllid a Thollau EM yn ysgrifennu atoch i ddweud wrthych eu bod wedi cwblhau'r ymchwiliad.

Os ydych yn cael incwm o fusnes neu fasnach

Os ydych yn cael incwm arall, megis incwm o siop neu fusnes eiddo, bydd angen i chi gadw'r cofnodion am gyfnod hirach. Cewch wybod mwy drwy ddefnyddio’r dolenni isod.

• Dyddiadau cau a chosbau ariannol y ffurflen dreth

• Am faint y bydd angen i chi gadw'ch cofnodion os ydych chi’n hunangyflogedig Opens new window

• Am faint y bydd angen i chi gadw'ch cofnodion os ydych chi’n bartner neu mewn partneriaeth Opens new window

• Ymchwiliadau i’ch ffurflen dreth Opens new window

Os yw'ch cofnodion ar goll neu os cânt eu dinistrio

Os yw'ch cofnodion ar goll neu os cânt eu dinistrio ac na allwch gael rhai newydd yn eu lle, rhaid i chi roi gwybod i Gyllid a Thollau EM beth sydd wedi digwydd a gwneud eich gorau i'w hail-greu.

Ar ôl i chi ailgasglu’r wybodaeth, dylech ei defnyddio i lenwi eich ffurflen dreth. Rhaid i chi roi gwybod i Gyllid a Thollau EM a yw unrhyw ffigurau dros dro:

• yn ffigurau a amcangyfrifwyd – rydych am i Gyllid a Thollau EM dderbyn y rhain fel ffigurau terfynol
• yn ffigurau dros dro – rydych yn defnyddio'r rhain nes gallwch gadarnhau'r ffigurau (rhaid i chi ddweud wrth Gyllid a Thollau EM pryd y byddwch yn darparu'r union ffigurau)

Os byddwch yn gwneud addasiadau yn nes ymlaen ac nad ydych wedi talu digon o dreth, efallai y bydd yn rhaid i chi dalu llog a chosbau.

• Dyddiadau cau a chosbau ariannol y ffurflen dreth

Cadw cofnodion at ddibenion treth – amgylchiadau eraill

Mae’r mathau o gofnodion y bydd yn rhaid i chi eu cadw’n dibynnu i raddau helaeth ar eich amgylchiadau.

Mae’r adrannau uchod yn ymdrin â'r cofnodion cyffredin efallai y bydd angen i gyflogeion, cyfarwyddwyr a phensiynwyr eu cadw. Gallwch ddod o hyd i erthyglau eraill sydd efallai’n cyfateb yn well i’ch amgylchiadau chi drwy ddilyn y dolenni isod.

• Cofnodion y bydd angen i bobl hunangyflogedig eu cadw Opens new window

• Partneriaid a phartneriaethau - gwybodaeth am gadw cofnodion Opens new window

• Cofnodion treth y mae eu hangen pan fydd rhywun yn marw Opens new window

• Cofnodion y bydd angen i ymddiriedolwyr eu cadw Opens new window

• Ymddiriedolwyr cynlluniau pensiwn cofrestredig a chadw cofnodion Opens new window

Mwy o ddolenni defnyddiol

• Lawrlwytho 'A general guide to keeping records for your tax return' (PDF, 150K) Opens new window

• Cymorth gyda ffeiliau PDF

Cysylltiadau defnyddiol

• Hunanasesu a’ch ffurflen dreth