Gwefan llywodraeth y DU

Cofnodion y mae'n rhaid i chi eu cadw

Ceir gwahanol fathau o ymddiriedolaethau, a bydd y mathau o gofnodion y bydd yn rhaid i chi eu cadw yn amrywio.

Dylech gadw’r dogfennau canlynol ymhob achos:

• datganiadau banc ar gyfer cyfrifon cyfredol a chyfrifon cadw
• cadarnhad o log a delir i gyfrifon banc neu gymdeithas adeiladu
• tystysgrifau neu fondiau cynilion cenedlaethol
• tystysgrifau a roddir gan gwmnïau yswiriant bywyd
• talebau difidend gan gwmnïau ac ymddiriedolaethau unedol
• adroddiadau gan froceriaid stoc a chofnod o ddifidendau
• manylion costau a delir gan yr ymddiriedolwyr
• manylion yr holl drethi a delir gan yr ymddiriedolaeth
• os ydych chi’n ymddiriedolwr ar ymddiriedolaeth disgresiwn, cofnodion o daliadau incwm i fuddiolwyr

Cofiwch gadw manylion unrhyw drafodion a wneir gan ddefnyddio cyfrifon banc ar-lein – mae’n bosib na fydd y rhain yn anfon datganiadau papur.

Os bydd yr ymddiriedolaeth yn gwerthu neu’n prynu asedau yn ystod y flwyddyn, bydd arnoch angen y canlynol:

• datganiadau cwblhau ar gyfer trafodion eiddo
• nodiadau contract ar gyfer stociau a chyfranddaliadau
• derbynebau ar gyfer costau prynu neu werthu – gan gynnwys costau twrneiod ac asiantaethau tai wrth werthu eiddo a manylion unrhyw dreth stamp a dalwyd

Os yw’r ymddiriedolaeth yn berchen ar eiddo i’w osod bydd arnoch angen yr wybodaeth ganlynol:

• derbynebau ar gyfer costau sy’n gysylltiedig â’r eiddo – gan gynnwys unrhyw log ar forgais
• biliau blynyddol megis cyfraddau dŵr neu fusnes
• cytundebau rhent neu drwydded yn dangos y rhent sy’n daladwy

Os yw’r ymddiriedolaeth wedi cael asedau ychwanegol bydd angen i chi gofnodi’r canlynol:

• maint neu werth yr ased a gafwyd – ei werth ar y farchnad ar ddyddiad y trosglwyddiad i'r ymddiriedolaeth
• y dyddiad y cafwyd yr arian neu’r ased ychwanegol
• manylion pwy wnaeth y taliad neu pwy roddodd yr ased yn yr ymddiriedolaeth

Dylech hefyd gadw cofnodion sy’n dangos unrhyw benderfyniadau pwysig sy'n cael eu gwneud gan yr ymddiriedolwyr, megis:

• cofnodion cyfarfodydd
• dogfennau penodi
• unrhyw benderfyniadau sy’n cael effaith ar ddosbarthu cyfalaf neu incwm

Bydd yr wybodaeth hon i gyd yn ddefnyddiol pan fyddwch yn llenwi’r Ffurflen Dreth Ymddiriedolaethau ac Ystadau. Bydd hefyd yn eich helpu i ateb unrhyw gwestiynau amdani y gallai Cyllid a Thollau EM eu gofyn. Rhaid i chi gadw mathau gwahanol o gofnodion am wahanol gyfnodau – gweler yr adran ‘Am faint y dylid cadw’r cofnodion’ i gael rhagor o wybodaeth am hyn.

Cofnodion o daliadau incwm i fuddiolwyr

Mae’n bosib y bydd ymddiriedolwyr yn gwneud taliadau i bobl – a elwir yn fuddiolwyr – os yw unrhyw un o’r canlynol yn berthnasol i’r buddiolwyr:

• gallant dderbyn incwm yn ôl disgresiwn yr ymddiriedolwyr
• mae ganddynt yr hawl i gael incwm o’r ymddiriedolaeth dan delerau'r ymddiriedolaeth

Mae angen i ymddiriedolwyr gadw cofnodion unrhyw daliadau incwm a wneir i fuddiolwyr yn ôl eu disgresiwn. Mae’r wybodaeth hon yn ofynnol fel rhan o’r Ffurflen Dreth Ymddiriedolaethau ac Ystadau ar gyfer ymddiriedolaethau disgresiwn.

Mae’n bosib y bydd buddiolwyr o ymddiriedolaethau disgresiwn yn gofyn i ymddiriedolwyr ddarparu datganiad yn dangos faint o incwm maent wedi’i gael a faint o dreth mae’r ymddiriedolwyr wedi'i didynnu. Nid yw hyn yn berthnasol i fuddiolwyr ymddiriedolaethau mewn meddiant. Mae’n bosib y bydd ymddiriedolwyr yn defnyddio ffurflen R185 (Incwm Ymddiriedolaeth) i wneud hyn. Yna, gall y buddiolwr ddefnyddio’r wybodaeth ar y ffurflen hon i baratoi ei Ffurflen Dreth Hunanasesu ei hun neu i hawlio ad-daliad treth ar ffurflen R40 – Cais am ad-daliad o’r dreth a ddidynnwyd o gynilion a buddsoddiadau.

Os yw'r buddiolwr hefyd yn setlwr a'i fod ef – neu ei bartner priod neu bartner sifil – wedi cadw buddiant yn yr ymddiriedolaeth, gallwch ddefnyddio ffurflen R185 (Setlwr).
Mae’n bosib y bydd ymddiriedolwyr yn ei gweld yn ddefnyddiol cadw copïau o’r holl ffurflenni R185 (Incwm Ymddiriedolaeth) y maent yn eu rhoi i fuddiolwyr.

• Ffurflen R40 – Cais am ad-daliad o’r dreth a ddidynnwyd o gynilion a buddsoddiadau Opens new window

• Ffurflen R185 (Incwm Ymddiriedolaeth) Opens new window

• Ffurflen R185 (Setlwr) Opens new window

Am faint y dylid cadw’r cofnodion

Rhaid i chi gadw’ch cofnodion am gyfnod sylfaenol fel y gwelir isod, rhag ofn y bydd Cyllid a Thollau EM yn gwirio eich ffurflen dreth. Mae’r un dyddiadau’n berthnasol ar gyfer ffurflenni treth papur a ffurflenni treth ar-lein.

Os oes gan yr ymddiriedolaeth incwm busnes

Os oes gan yr ymddiriedolaeth incwm busnes – er enghraifft mae’n berchen ar eiddo i’w osod – rhaid i chi gadw'r cofnodion busnes am bum mlynedd yn rhagor ar ôl y dyddiad cau arferol ar gyfer ffeilio sef 31 Ionawr.

Er enghraifft, ar gyfer ffurflen dreth 2008-09 a gyflwynwyd ar 31 Ionawr neu cyn hynny, rhaid i chi gadw’r cofnodion tan 31 Ionawr 2015.

Os nad oes gan yr ymddiriedolaeth incwm busnes

Os byddwch yn anfon y ffurflen dreth ar 31 Ionawr neu cyn hynny, dylech gadw eich cofnodion am flwyddyn arall o 31 Ionawr ymlaen.

Er enghraifft, ar gyfer ffurflen dreth 2008-09 a ffeiliwyd ar 31 Ionawr 2010 neu cyn hynny, rhaid i chi gadw eich cofnodion tan 31 Ionawr 2011.

Os byddwch yn anfon y ffurflen dreth yn ôl ar ôl 31 Ionawr

Os byddwch yn anfon y ffurflen dreth yn ôl ar ôl 31 Ionawr am ei bod wedi cael ei rhoi i chi’n hwyr neu am eich bod wedi ei hanfon yn ôl yn hwyr, dylech gadw'ch cofnodion tan y dyddiad hwyraf ymhlith y canlynol:

• 15 mis ar ôl y dyddiad y gwnaethoch anfon y ffurflen dreth
• pum mlynedd ar ôl y dyddiad cau arferol ar gyfer ffeilio sef 31 Ionawr os mai cofnodion busnes ydynt

Os bydd Cyllid a Thollau EM yn dechrau gwirio’ch ffurflen

Mae’n bosib y bydd angen i chi gadw eich cofnodion am gyfnod hirach na’r dyddiadau uchod os yw Cyllid a Thollau eisoes wedi dechrau gwirio’ch ffurflen. Yn yr achos hwn, bydd angen i chi gadw eich cofnodion nes bydd Cyllid a Thollau EM yn ysgrifennu atoch ac yn dweud wrthych eu bod wedi gorffen.

Os yw'ch cofnodion ar goll neu wedi cael eu dinistrio

Os yw’r cofnodion y mae arnoch eu hangen i lenwi’r Ffurflen Dreth Ymddiriedolaethau ac Ystadau ar goll neu wedi cael eu dinistrio, dylech geisio cael gafael ar yr wybodaeth goll drwy ffyrdd eraill. Gallwch ofyn i fanc roi ffigurau llog neu ddatganiadau banc i chi, er y gallant godi ffi am hyn.

Peidiwch â gohirio anfon y ffurflen dreth yn ôl wrth i chi aros am yr wybodaeth hon. Defnyddiwch yr wybodaeth rydych wedi llwyddo i’w chael er mwyn llenwi’r ffurflen. Lle daw i’r amlwg na allwch gael gwybodaeth yn lle'r wybodaeth goll, bydd angen i chi amcangyfrif y ffigurau coll. Gwnewch yn siŵr eich bod yn rhoi gwybod i Gyllid a Thollau EM am beth sydd wedi digwydd ac a yw unrhyw ffigur yn:

• amcangyfrif – ffigur yr ydych am i Gyllid a Thollau EM ei dderbyn fel eich ffigur terfynol
• ffigur dros dro – ffigur yr ydych am ei ddefnyddio nes gallwch gadarnhau'r union swm, rhaid i chi ddweud wrth Gyllid a Thollau EM pryd y gallwch wneud hyn

Defnyddiwch yr adran 'Gwybodaeth Ychwanegol' i ddweud sut cawsoch y ffigurau hyn a pham na allwch ddefnyddio'r union ffigurau.

Gallwch ysgrifennu at Gyllid a Thollau EM a rhoi’r ffigurau iawn o fewn blwyddyn ar ôl y dyddiad terfynol ar gyfer ffeilio eich ffurflen dreth. Ond, os byddwch yn gwneud addasiadau yn nes ymlaen ac nad ydych wedi talu digon o dreth efallai y bydd yn rhaid i chi dalu llog a chosbau.

Gallwch gael rhagor o wybodaeth am ddefnyddio ffigurau dros dro ar dudalen 26 yr arweiniad i’r Ffurflen Dreth Ymddiriedolaethau ac Ystadau.

• SA950 – Arweiniad i’r Ffurflen Dreth Ymddiriedolaethau ac Ystadau Opens new window

Mwy o ddolenni defnyddiol

• Llenwi'r Ffurflen Dreth Ymddiriedolaethau ac Ystadau

• Ymddiriedolaethau a Threth Etifeddu

Cysylltiadau defnyddiol

• Ymddiriedolaethau ac Ystadau Cyllid a Thollau EM